Tout directeur immobilier s’est déjà vu confié un déménagement dans son parcours professionnel ; voire plusieurs !

Comment se fait-il que pour certains, cela se soit toujours parfaitement déroulé, et pour d’autres… les ennuis et catastrophes les plus improbables les unes que les autres se soient succédées ?

S’il est certain que le choix de la structure en charge du déménagement est primordial pour limiter les risques, il est comme pour toute mission, indispensable pour le Directeur Immobilier de rester durant cette phase à hauts risques « 100% Alerte », et concevoir cette opération comme une collaboration avec le prestataire désigné plutôt que comme une délégation.

Sans vouloir minimiser certains déménagements au profit d’autres – chacun ayant son lot de stress équivalent qu’il est fortement conseillé de gérer sereinement –  il est certain que le déménagement d’un bâtiment localisé dans un périmètre aéré type Orly à un autre site dans le même parc immobilier présentera moins de difficultés qu’un déménagement intra-citadin vers un autre site intra-citadin…

Et si l’on veut pimenter le tout… on peut même opter pour un déménagement parisien… et – enfin, et si seulement on est très joueur – s’offrir le luxe d’un bâtiment classé !

Comment réussir un déménagement dans un lieu prestigieux ?

Derrière une adresse de prestige, un site classé, un immeuble haussmanien, ou une boutique de luxe, un déménagement d’entreprise peut vite devenir – au-delà d’un vrai casse-tête – un véritable cauchemar !

La rigueur absolue est inhérente au lieu, tant pour des raisons logistiques, que pour des enjeux d’image, de préservation des lieux… et de discrétion.

Je me suis souvent plu à rappeler à mes équipes que « la perfection est toujours invisible… c’est d’ailleurs comme cela qu’on la reconnait ».

Planifier un déménagement dans ce cas, ne rime en rien  avec « déplacer du mobilier ».

Il s’agit ni plus ni moins d’un projet hautement stratégique.

Et là, comme dans toute opération stratégique, que cela soit une opération chirurgicale, ou plus légèrement un match de sport (…), la deuxième chance n’est pas autorisée.

Le choix du prestataire comme je l’indiquais plus haut, est bien évidemment stratégique. Sans bons outils ou sans bonne tenue, ni le chirurgien, ni le sportif de haut niveau ne pourront déployer leurs talents.

La tendance – ce qui est néanmoins légitime en période économique complexe – est de se tourner vers le moins disant sans nulle prise en compte de l’aspect qualitatif, i.e. la capacité du prestataire à gérer différents niveaux de complexités croisées et/ou consécutives.

Il peut être en effet tentant de s’orienter vers des opérateurs initialement spécialisés pour les particuliers offrants ainsi des prix alléchants pour les clients de leur nouvel eldorado : le « B to B »…

Mais le déménagement d’appartements sera toujours au transfert d’entreprises ce que le ravalement est au tableau de Maître … Toujours de la peinture – soit – mais l’une peut souffrir l’erreur maquillée, l’autre n’a que le choix de la perfection.

Je garderai longtemps en mémoire une expérience qui m’a beaucoup appris :  j’avais eu en charge dans mes fonctions de responsable du domaine immobilier un déménagement pour le compte d’une structure suisse, alors qu’un ami – lui, Responsable des Services Généraux de sa société alors presque mitoyenne à la mienne – devait à la même période, déménager une filiale de son employeur localisée non loin de mon bâtiment.

Connaissant parfaitement la culture toute « horlogère » des entreprises suisses, il m’était apparu judicieux d’accorder une importance autre que « de principe » à la qualité de la prestation et la résilience du prestataire en « milieu hostile » .

Contrairement à mon acolyte qui lui, ne recherchait juste qu’un prix, nos voies se séparèrent…

Après un appel d’offre serré prenant en compte les différents critères qui m’étaient chers, je m’étais tourné vers une structure n’opérant que pour les entreprises : un prestataire aguerri, réputé, et avec déjà une notoriété certaine …

Mon ami, lui, m’avait simplement toisé au titre d’un devis de 10% moins-disant émanant d’un spécialiste – de même réputé – mais du déménagement pour particuliers.

Mon ami devint alors progressivement arrogant car mon prestataire passait un temps substantiel à me questionner sur les détails de nos bureaux, de notre configuration actuelle, des différents volumes, de l’organisation de travail, et même d’une sollicitation quant à la visite des nouveaux locaux. Alors que lui, avait déjà programmé avec son déménageur « l’enlèvement » pour le lendemain…

Il apparaissait donc que non seulement mon choix s’avérait plus onéreux, mais apparemment aussi … moins efficace !

Mon ego s’en trouva fortement écorné… et celui qui devenait de moins en moins « mon ami » se sentait pousser des ailes…

Je passerai les différentes étapes des déroulés distincts, craignant devenir rébarbatif, mais le résultat fut sans appel : après des détériorations tant de matériel, mobilier que de parties structurelles du bâtiment, des erreurs d’emménagement, des inversions de localisation de départements etc., les ailes de mon ami se virent transformées en palmes et non académiques !

J’appris – qu’ainsi comme pour les entreprises de travaux, nombre de sociétés de déménagement facturent des TS – A la seule différence que ces derniers ne viennent en fait que rattraper les erreurs générées…

Logique ubuesque à mon sens , mais néanmoins bien réelle !

Résultat final : mon spécialiste qui était initialement 10% plus onéreux, s’avéra être in fine près de 25% moins cher que le discounter de mon « confrère » … avec une finalisation de sa prestation exactement une semaine avant la sienne… Et surtout avec (ce qui est pour le moins non négligeable) les foudres du Président et des salariés en moins…

Alors précisément pourquoi ?

J’ai identifié quelques bonnes pratiques qui firent la différence :

Avant même de parler cartons, il convient de se poser les bonnes questions :

1. Sommes-nous suffisamment en amont dans la planification ?

Un projet dans un lieu à forte valeur patrimoniale exige d’être cadré très tôt.

. Repérage des accès,

. Contraintes de stationnement,

. Autorisations de voirie, plages horaires imposées,

. Monte-meubles en façade,

. Escaliers classés non utilisables… Sans ce travail préparatoire précis, le jour J devient vite ingérable. Un bon prestataire devra systématiquement prévoir – ce qui fut le cas dans mon cas – un repérage détaillé du site ainsi que de ses abords, et ce,  plusieurs semaines avant l’intervention.

. etc. etc.

2. Avons-nous hiérarchisé nos priorités ?

Dans ces lieux d’exception, le confort des occupants et la préservation du site doivent souvent passer avant la simple rapidité d’exécution. Il faut accepter d’étaler certaines opérations dans le temps, de privilégier les plages horaires les moins perturbantes, voire fragmenter le transfert.

La question première n’est alors plus : “Combien de jours sont nécessaires ?” Mais bien : “Comment limiter au maximum l’impact visuel, sonore et humain ?”

Et là, les spécialistes des interventions discrètes dans des sièges sociaux sensibles ou des maisons de luxe, font toute la différence.

3. Pourquoi déplacer ce que nous n’utiliserons plus ?

On ne réalise pas à quel point les projets les plus fluides sont souvent ceux où l’on a pris le temps de faire du tri en amont.

Organiser un ou plusieurs Cleaning Days permet aux équipes de se désencombrer, de réduire les volumes et d’éviter de déplacer du mobilier ou des archives qui finiront à la benne une fois installés. C’est un véritable gain de temps, de place… et l’on sous-estime souvent le budget ainsi économisé.

4. Mon prestataire saura-t-il être invisible ?

Dans un environnement premium, la discrétion est un respect non optionnel. Pas de brouhaha, pas d’allers-retours inutiles, pas d’improvisation. Les prestataires aguerris sont justement formés à ce type de contexte exigeant, où tout doit se faire de façon méthodique, maîtrisée et calme.

Et le jour où l’on se retrouve avec l’ensemble des salariés + la Gouvernance + les Syndicats à gérer suite à une mauvaise exécution de la partition … mieux vaut, en fait même, être Abbado que le dit directeur immobilier !

Dans mes projets les plus sensibles, j’ai vu des équipes capables de travailler comme “en sourdine” dans des lieux occupés, et ce, parfois-même pour des bâtiments ERP ouverts au public.

5. Ai-je prévu les protections adéquates ?

Un marbre d’époque, un parquet ancien, des moulures fragiles, un ascenseur capricieux… ces détails font tout le charme des lieux. Mais ses pièges aussi.

Ils exigent des protections adaptées : sols, murs, parties communes, signalétique temporaire… Chaque étape du trajet, du trottoir au bureau, doit être anticipée et balisée. Les spécialistes établissent un plan de protection sur-mesure, et s’y tiennent.

Ceci n'est bien-sûr pas une martingale, mais si l'on respecte scrupuleusement ces 5 règles, le risque de dérapage, accident, ou ... catastrophes est tout de même très significativement écarté.

Une fois de plus : la vision globale de la forêt aura toujours raison de celle de l’arbre …